像大多数人一样，我的日子里充满了紧迫但往往微不足道的任务。不飞溅 当在临终病人生命的最后几周照顾临终病人的姑息护理护士邦妮·韦尔问人们最大的遗憾是什么时，5 个回答一遍遍地出现：
- 我希望我有勇气过真正属于自己的生活，而不是别人期望我过的生活
- 我希望我没有那么努力
- 我希望我有勇气表达我的感受
- 我希望我能和我的朋友保持联系
- 我希望我让自己更快乐
我在工作时经常考虑这个清单。
像大多数人一样，我的日子里充满了紧迫但往往微不足道的任务。电子邮件。会议。追赶。电话。
这就像还清高息信用卡一样。 我正在努力工作，但几乎没有影响原则 .当我回想我在特定一周内完成的重要成就时，有时甚至不会想到一件事。怎么会出现这种情况？
在斯坦福大学的一次演讲中，Evernote 的首席执行官菲尔·利宾（Phil Libin）提出了这个确切的问题，讨论了如何区分生活中什么是紧急的和什么是重要的：
紧急任务 是必须立即处理的任务。
这些事情例如电话、即将到期的任务以及您必须快速响应的情况。当您必须回复电子邮件时，通常是一项紧急任务。
重要任务 是有助于实现长期使命和目标的任务。
这些是你想写的那本书，你想为升职做的演示，以及你计划创办的公司。
问题是重要的任务通常会被紧急任务压倒。所以如果你一天的时间有限， 如何确保为重要任务留出时间？
使用决策矩阵来决定什么是重要的
找出最重要的一种方法是使用 艾森豪威尔决策矩阵 ： 
每当你这样做时，你就是在重要和紧急之间做出权衡。Jamesclear.com/Crew.co
德怀特·艾森豪威尔，美国陆军五星上将，二战时期欧洲盟军最高指挥官，哥伦比亚大学校长哦，美国两任总统开发，这个简单的盒子分工分为简单的类别：
在左上角 ( 重要而紧急 )，您可能会添加诸如危机、截止日期和问题之类的内容。
右上角（ 重要而不紧急 ) 可以包括关系、长期项目规划和娱乐等内容。
左下角（ 不重要和紧急 ) 可能包括中断、会议和活动。
右下角（ 不重要也不紧急 ) 可能包括浪费时间、愉快的活动和其他琐碎的任务。
消除不重要、不紧急的事情很容易。这是一种没有脑子的事情。你想在那里花尽可能少的时间。
重要和紧急的事情显然也是你应该首先处理的事情。
但是如何在其他两个象限之间进行优先排序呢？这就是事情变得困难的地方。
大多数人默认先做紧急任务——问题是 如果你总是在做紧急的任务，你就无法完成重要的任务 .
紧急任务总是出现。无论您多么努力，总会有比您有时间完成的更紧迫的任务。
你有没有发现自己说， [X]真的很重要，但我现在没有时间？
每当你这样做时，你就是在重要和紧急之间做出权衡。老子说，时间是创造物。说“我没有时间”就像说“我不想”。
或者像毕加索所说的那样，只把你愿意死而没有完成的事情推迟到明天。
如何让重要任务变得紧迫
确保重要任务紧急的最简单方法是 给它一个最后期限 .
截止日期实际上是使紧急任务变得紧迫的原因：您必须立即处理它们的事实。缺乏最后期限也常常使重要的任务变得不重要。它们通常是您最终可以达到的那种东西。
例如，您必须在月底前支付租金。这是一个截止日期。随着最后期限的临近，任务变得越来越紧迫。
另一方面，你的塑身目标很重要，但并不紧急。你 有 月底去健身房？可能不会。
因此，如果您想确保完成重要任务，您必须做的第一件事就是设定最后期限。一项重要的任务几乎总是一组庞大的任务（它们通常更像是项目），为了设置截止日期，您首先必须将其分解为较小的任务并为这些任务设置截止日期。
我最喜欢的方法来自 把事情做好 ，其中大卫艾伦问道：
要在此任务上取得进展，您需要采取的下一个实际行动是什么？
这就是你需要设定最后期限的事情。
现在这就是关键部分的用武之地，因为仅仅设定最后期限是不够的。
为什么你需要严格的截止日期
紧急任务的第二个特点是它们的截止日期是不可协商的。
如果你不按时完成，后果很严重。
很明显为什么会出现这种情况，比如不支付租金。首先你的房东会打电话给你并对你大吼大叫。如果您对社会压力很敏感，这可能足以让您按时支付房租。否则，最终你会被带上法庭并被驱逐，这对大多数人来说已经足够严重了。
仅仅为重要任务设定最后期限的问题在于，它们不会自动变得严肃起来。如果我说我必须在一周结束前去健身房，那么未能达到那个截止日期基本上没有任何影响。
那么如何让截止日期变得更重要呢？这里有几个方法：
1. 公开
使截止日期更加严肃的一种方法是公开说明。当您公开对截止日期负责时，您就不能只欺骗自己。这枚硬币的另一面是，如果你公开设定日期，你最好确保你真的能做到。没有什么能比得上你为自己设定的过于激进的最后期限所带来的压力了。
2.创造奖惩
另一种使截止日期更加严格的方法是设置对达到它的奖励或对错过的惩罚。提前制定这套奖励和惩罚措施，并确保你不是实际执行它的人。例如，给你讨厌的某个政治组织写一张 2000 美元的支票，把它交给你的朋友，并告诉他们如果你未能按时完成，就寄给他们。
3. 让他人负责
当谈到让其他人（比如你的团队成员）对截止日期负责时，重要的是让人们意识到截止日期对你来说有多重要。你不能容忍错过最后期限。这意味着在错过最后期限时实际签到并进行不舒服的对话。如果你不这样做，那么人们会认为截止日期对你来说并不那么重要，他们会越来越频繁地被推迟或错过，这是可以理解的。
4.为自己设置不断提醒
除非您不断提醒，否则很容易忽略截止日期。紧急任务通常有内置提醒，比如你的朋友或配偶一直催促你做某事。对于重要任务，您必须自己设置这些提醒。在你的桌子周围放一些贴纸。设置日历事件或计时器。在你的浴室镜子前签个名。做你必须做的任何事情。
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这看起来工作量很大吗？嗯，一开始可能是这样。但随着时间的推移，它会变得更容易，你会发现你的压力减轻了很多。
你总是有足够的紧急任务来填满一整天、一周、一年甚至一生。但是你真正应该把大部分精力花在完成重要的事情上，以免你发现自己有一份你从未抽出时间去做的事情的遗憾清单。
乔里·麦凯 是编辑 @CrewLabs ，这个帖子在哪里 最初出现 .想学习成为最好的自己吗？ 点击这里 加入成千上万的创客和企业家的行列，他们每周都会收到有关提高您的创造力和生产力的电子邮件。
